Art. 23 din Lege privind fondul arhivistic al RM nr. 880 din 22.01.1992 prevede  că ,,Documentele ce fac parte din Fondul arhivistic de stat, pînă la transmiterea lor spre păstrare permanentă în arhivele de stat, se află la păstrare provizorie în instituţii, organizaţii şi întreprinderi’’.

Aici trebuie de menționat că transmiterea documentelor agentului economic în depozitul nostru reprezintă o stocare temporară (provizorie). Este vorba despre categoria documentelor:

-termenul de păstrare al cărora nu a expirat, sau

-ce nu trebuie să fie repartizate către arhivă de stat;

-termenul  de păstrare al cărora a expirat, dar documentele au o valoare deosebită pentru activitatea agentului economic.

Există categoria documentelor, care deloc nu trebuie să fie transmise către arhivă de stat, în acest caz agentul economic este în drept să decidă soarta documentelor cu termenul expirat (păstrare ori nimicire).

Accentuăm că noi nu concurăm cu Agenția Națională a arhivelor. Legislația în vigoare nu interzice organizarea și sistematizarea  arhivei cu forțele proprii, adresîndu-se la o persoana terță, cu condiția respectării securității și confidențialității prelucrării datelor din arhivă.

Pe site-ul Agenției Naționale a arhivelor puteți găsi o lista instituțiilor, ce completează Fondul arhivistic de Stat al RM.